Offre d’emploi - secrétaire (mission de défense)

Identification du poste

Intitulé du poste : Secrétaire à la mission de défense
Statut : Agent de droit local
Localisation : Ambassade de France à Singapour, 101-103 Cluny Park Road, Singapore 259595
Date de prise de fonction : dès que possible
Horaires : mi-temps de 9h-13h du lundi au jeudi, 9h-12h le vendredi

Caractéristiques du poste

Description synthétique du poste

Le/la secrétaire fait partie de la mission de défense près l’ambassade de France à Singapour (MdD) qui couvre également Brunei. Il/elle participe aux activités de la MdD. Le/la secrétaire constitue un membre à part entière de la MdD.

Afin de faciliter sa tâche au quotidien, il/elle devra faire l’objet d’une procédure d’habilitation d’accès aux informations confidentielles défense.

Son statut est celui d’Agent de droit local (ADL) engagé sous contrat.

Tâches principales

- Traductions de courtoisie de correspondances officielles, du français vers l’anglais
- Traductions de documents officiels échangés entre les autorités militaires et civiles, du français vers l’anglais et réciproquement
- Lien avec les organisations officielles singapouriennes pour le traitement des demandes particulières
- Organisation logistique des déplacements du personnel de la mission de défense
- Gestion administrative des missions du personnel de la mission de défense
- Suivi des missions et des permissions et transmission vers les autorités françaises
- Soutien à l’organisation des visites d’autorités françaises à Singapour (e.g. Shangri-La Dialogue, Singapore Air Show, Forum du Fullerton, réunions d’état-major etc.) : prise de rendez-vous, réservation de locaux, hôtels, restaurants, moyens de transport, préparation des programmes...
- Soutien à l’organisation des visites d’autorités singapouriennes en France : transmission et suivi des invitations, lien entre les délégations et les organisateurs
- Participation à l’organisation des escales maritimes et aériennes (organisation de réceptions avec création et suivi des invitations, liaison avec les bases maritimes et aériennes pour les accès des invités, prestataires, etc.)
- Participation à l’organisation des événements ponctuels (e.g. cérémonie du 11 novembre, réceptions, etc.)
- Constitution des dossiers et support logistique aux candidats singapouriens en stage en France : rédaction des Notes Verbales, suivi des réponses, constitution des dossiers, demande de mise en place des crédits, achats des billets d’avion…
- Démarches administratives pour l’arrivée des nouveaux stagiaires de la MdD
- Enregistrement et ventilation du courrier et de la messagerie fonctionnelle
- Transmissions de documents
- Entretien des agendas de l’attaché de défense et de l’attaché de défense adjoint, réponse aux invitations
- Dactylographie, mises en forme
- Commandes des fournitures, cartes de visite etc.

Tâches annexes

- Suppléance de l’Assistant Attaché de Défense : secrétariat, gestion des valises diplomatiques, gestion des factures, gestion des demandes de survols et d’atterrissages aux autorités locales, gestion des escales.
- Soutien aux autres activités du poste en tant que de besoin

Profil demandé

Une demande d’habilitation confidentiel défense sera initiée au moment du recrutement
Nationalité française (pas de double nationalité)
Résidence à Singapour obligatoire

Connaissances :
- excellente maîtrise de l’anglais (écrit et oral)
- très bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook,...)

Aptitudes personnelles : attachement aux valeurs véhiculées par le ministère des armées, disponibilité, capacité d’initiative, autonomie, aisance relationnelle

Merci d’envoyer vos candidatures (CV sans photo + lettre de motivation) à Berthylde COSTILLE scg.singapour-amba@diplomatie.gouv.fr

Dernière modification : 22/01/2020

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